Le premier Sommet TikTok au Québec

En Septembre 2022, Alexandre Turcotte et Marie-France Gosselin se sont lancé un défi : organiser le premier Sommet TikTok au Québec.

L’idée était de rassembler des professionnel.le.s en communication et marketing autour de ce réseau social en plein essor, et ce, pendant toute une journée avec des conférences et panels.

La mission

Créer des automations courriels

Gérer la logistique

Créer la plateforme de diffusion

Les solutions

1. La mise en place de campagnes courriels

Bien que les inscriptions étaient gérées via Eventbrite, nous devions communiquer le lien d’accès à l’événement aux personnes inscrites.

Grâce à la plateforme Airmeet, celle où on diffuse l’événement, nous pouvions envoyer les liens d’accès unique aux inscrit.e.s.

Nous avons ainsi configuré 3 courriels :

un pour la confirmation de participation;
un avec le lien d’accès unique à l’événement ainsi que la date et l’heure;
un rappel avec le lien de l’événement.

L’avantage, c’est qu’une fois les courriels configurés et testés, il n’y a plus rien à faire et on peut avancer sur d’autres tâches.

2. Un accompagnement tout au long de l’événement

Nous avons accompagné Alexandre et Marie-France tout au long de l’organisation du Sommet, notamment en donnant aux intervenant.e.s tous les détails concernant leur passage au studio durant l’événement. (Comme à notre habitude, on n’a pas oublié de leur mentionner qu’on avait une belle collection de collations au studio 🍫

)

Nous avons aussi planifié plusieurs rencontres et tests techniques pour qu’Alex et MF puissent bien visualer comment la journée se déroulerait et pour éviter les surprises techniques en direct.

Enfin, nous avons mis le studio aux couleurs du Sommet pour avoir un décor simple, épuré, mais esthétique.

3. Une plateforme facile d’utilisation

Pour la diffusion du Sommet, nous avons utilisé Airmeet. C’est vraiment notre plateforme préférée pour diffuser des événements en direct.

Nous avons tout préparé pour que tout soit parfait au jour J, en personnalisant la plateforme aux couleurs du Sommet TikTok.

Airmeet offre de nombreuses fonctionnalités :

Avoir jusqu’à 10 personnes à l’écran (vraiment utile lorsqu’on organise un panel);
Un clavardage en direct et des emojis pour interagir avec les intervenant.e.s et les invité.e.s;
L’envoi de courriels avec le lien de connexion;
Faire des sondages en direct;
Des salles où les participant.e.s peuvent se retrouver pour discuter ensemble.

C’était un bel événement réussi, auquel on a pris beaucoup de plaisir à participer! En plus, il se murmure qu’un deuxième sommet est en préparation…

Crédit photo : Émilie Pelletier

Quelques chiffres

8

intervenant.e.s

300

professionnels de l’industrie rassemblés sur une et même plateforme

5h

de contenus en direct

L’équipe Sparkling s’est occupée de toute la technique de A à Z et nous a même aidé dans l’élaboration et la planification de notre programmation pour que tout coule de source. Ils ont également su être très agile le jour même avec plusieurs imprévus qui surviennent souvent dans l’événementiel, mais qui n’ont pas du tout impacté le rendu et l’expérience des spectateurs. On a ainsi pu offrir une expérience PREMIUM aux participants et aller au-delà de leurs attentes grâce à l’équipe de Sparkling.

ALEXANDRE TURCOTTE Co-fondateur du Sommet TikTok, expert et conférencier TikTok

Un élément-clé du succès du premier Sommet TikTok Québec est notre collaboration avec le studio Sparkling. Toute l’équipe était d’un professionnalisme et d’un soutien moral impeccable, ce qui nous a permis de nous concentrer sur le contenu. Ils ont eu des suggestions et conseils appropriés à tous les défis qui se sont présentés à nous, et tout ça, dans un calme et un contrôle impeccable.

MARIE-FRANCE GOSSELIN Co-fondatrice du Sommet TikTok, gestionnaire de communauté