Les 5 cauchemars de l’organisateur.trice d’événements virtuels

On a tous.tes participé à au moins un événement virtuel, surtout que ces événements font partie du quotidien de nombreuses personnes depuis deux ans. On a aimé ou détesté ça… Vous avez sûrement déjà assisté à un de ces 5 fails durant un événement virtuel. Voici comment éviter que ça vous arrive à vous aussi.
 

Les défis de l’événement virtuel

1. Le live Facebook ou LinkedIn qui « ne se lance pas »

Vous avez décidé de faire un live sur Facebook ou sur LinkedIn à partir d’une plateforme de diffusion externe. Tout le monde est prêt, vous pesez su’l piton « Démarrer » et là, rien. Le néant. 😱
 
Rassurez-vous, ça nous est déjà arrivé. Pour faire patienter vos invité.e.s pendant que l’équipe technique s’active, prévoyez une petite vidéo d’attente du genre « Nous serons bientôt en direct » avec une musique sympathique. Ça permettra aussi, lorsque le direct sera officiellement lancé, de ne pas voir l’invité.e en train de bâiller, par exemple (oui, ça nous est déjà arrivé 🥱).
événement virtuel

2. L’invité.e qui ne vient pas ou qui ne se connecte pas au bon moment

Vous avez informé vos invité.e.s de l’horaire de l’événement et du moment précis de leur passage. Tout se passe bien jusqu’à ce qu’un.e de vos invité.e.s manque à l’appel.
La personne est injoignable, autant par courriel que par téléphone. Plus l’heure de sa conférence approche, plus vous stressez.
Pas de panique! Plusieurs options s’offrent à vous. 

  • Devancez un segment : vous aviez prévu de diffuser une vidéo préenregistrée plus tard dans la journée? Faites-le maintenant. 
  • Contactez les prochaines personnes invitées à prendre la parole pour voir si l’une d’entre elles pourrait passer plus tôt. Vous pourrez ensuite recevoir l’invité.e en retard un peu plus tard. 

Bref, l’idée est de ne pas subir le retard ou l’annulation d’un.e invité.e et de transformer le problème en solution.
 

3. Le partage d’écran qui ne fonctionne pas (ou qui fonctionne mal)

Vous avez expliqué à vos invité.e.s le fonctionnement de la plateforme et, en particulier, du partage d’écran, mais le jour J, c’est la panique: ça ne fonctionne pas (ou ça fonctionne mal), la vidéo ne se lance pas ou n’a pas de son, le fichier ne veut pas s’afficher. Bref, tout le monde stresse et la conférence n’est toujours pas commencée.
Pour éviter ce genre de défis, je propose toujours aux invité.e.s de m’envoyer leur présentation et/ou leur vidéo à diffuser. Comme ça, je suis en mesure de réagir rapidement et je peux partager mon écran pour eux.elles. 📺
 

4. L’invité.e qui a un problème avec sa caméra

Vous aviez fait des tests techniques avec votre invité.e, mais sa caméra a décidé qu’elle n’avait plus envie de coopérer : l’image est floue, on ne voit que le front de l’invité.e ou, plus étrange encore, la caméra à l’air d’être positionnée sous son menton. 😳
Je dois vous avouer qu’on n’a pas encore trouvé la recette miracle pour ce genre de problème. Bien évidemment, vous pouvez prendre quelques instants pour tenter de guider la personne dans son cadre, mais il se pourrait qu’il faille accepter que les participant.e.s ne verront pas très bien l’invité.e ou qu’ils verront seulement une partie de son visage…
 

5. L’invité.e qui répète sans cesse « Est-ce que vous m’entendez? »

Même après deux ans, certaines personnes ne sont pas habituées au virtuel, pis c’est correct! C’est une des choses que j’ai apprises : il ne faut pas croire que tout le monde est à l’aise avec les technologies.
Même si on n’est pas du genre à se moquer des invité.e.s ou des participant.e.s, ce tweet nous a fait vraiment rire et on l’a trouvé tellement approprié..
événement virtuel

Les solutions

Pour que votre événement virtuel se déroule dans de bonnes conditions pour vous, votre équipe, vos invité.e.s et vos participant.e.s, voici nos conseils :

  • Organisez au préalable des tests techniques avec les invité.e.s pour leur montrer la plateforme et ses fonctionnalités. Ça vous permettra également de connaître leur aisance technologique (ou leur absence d’aisance) et de comprendre qu’il faudra peut-être adapter votre approche à votre public. 
  • Transmettez régulièrement aux invité.e.s les consignes d’utilisation de la plateforme avec le lien de connexion. Par exemple, vous pouvez faire une fiche récapitulative—plutôt courte, car les gens ne lisent pas les documents, à notre grand dam—ou bien une vidéo de quelques minutes. 
  • Soyez toujours prêt.e à agir rapidement dans le cas d’un changement inattendu. Mon meilleur conseil? S’entourer d’une équipe résistante au stress et qui est capable d’apporter des solutions en un claquement de doigts. C’est toujours plus agréable de savoir que vous pouvez compter sur vos collègues en cas de problème.
  • Enfin, acceptez le fait qu’il pourrait y avoir des ratés. Parfois, certains éléments sont incontrôlables, comme la caméra du monsieur qui filme son double menton. Par contre, ça ne signifie pas que votre événement est un échec. 😉

 
Vous ne savez pas par où commencer pour organiser votre événement? Faites appel à nos services. On vous promet du fun et pas de stress du tout. 🚀
 
À LIRE AUSSI: Sept éléments clés pour réussir son party de Noël virtuel

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Par Pauline Garrabet

Chargée de projets aux événements

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