Toutes nos journées commencent de la même manière: par un meeting de l’équipe au complet. On vous voit déjà venir avec votre alerte à la réunionite.
Effectivement, les réunions, ce n’est pas toujours une partie de plaisir : parfois, on se demande si elles sont réellement utiles et souvent, elles prennent plus de temps que prévu. En plus, pendant ce temps, on n’avance pas sur notre to-do list.
Par contre, on a trouvé une façon pour que les nôtres soient efficaces et qu’elles favorisent notre cohésion d’équipe: on a choisi d’organiser ces rencontres matinales en stand-up meeting. Ça vous intéresse? Voici notre recette à succès.
Un sujet de rencontre défini et clair
Cette rencontre sert avant tout à ce que chaque personne fasse le point sur ses projets et dossiers en cours. Mais, au lieu de faire un bilan général de ce qui a été fait, de ce qu’il reste à faire et de ce qu’on doit faire cette semaine ou sur un projet, on a décidé de se concentrer seulement sur nos priorités de la journée.
On peut également faire part de nos défis ou blocages et solliciter l’aide d’un.e collègue. Par contre, si on souhaite faire un suivi interne de projet ou poser une question spécifique, il s’agira d’une autre rencontre avec les personnes concernées.
Autre point essentiel à nommer lors de cette rencontre, c’est une reconnaissance, personnelle ou professionnelle. L’idée est de créer plus de cohésion entre nous et d’en apprendre plus sur nos collègues.
Quelques exemples de reconnaissances :
- J’ai retrouvé le goût après avoir eu la COVID!
- Ma reconnaissance va à Mehdi pour sa réactivité sur notre projet hier.
- Il fait beau aujourd’hui! (Quand on est à court d’idées, c’est la reconnaissance passe-partout 😅)
La durée
Avant toute chose, il faut définir la durée de la rencontre. Comme on est une petite équipe de 6, on a décidé que 15 minutes suffiraient largement. Avec notre méthode bien établie, c’est même plutôt rare qu’on utilise la plage allouée au complet.
Ces 15 minutes sont applicables pour chaque stand-up meeting. Et, comme mentionné plus haut, si l’on souhaite évoquer une information en lien avec un projet spécifique, on organise une autre rencontre, car ce qu’on veut, c’est faire le point rapidement!
L’organisation
Dans une rencontre traditionnelle, il y a toujours une personne qui mène la discussion. Pour nos rencontres matinales, on a choisi de faire différemment. La dernière personne qui arrive à la rencontre commence. Lorsque celle-ci a terminé de mentionner sa reconnaissance et ses priorités, elle passe la parole à la personne de son choix. C’est aussi simple que ça!
Par contre, on a toujours quelqu’un qui s’occupe de ramener tout le monde dans la rencontre lorsqu’on va trop dans les détails ou qu’on s’égare. Chez Sparkling, c’est généralement David qui s’en occupe. ⌚
Qu’on soit tous.tes au bureau ou en télétravail, le déroulement est le même. La seule différence, c’est que lorsque nous sommes au bureau, on tient cette réunion… debout!
Ça ne s’appelle pas un stand-up meeting pour rien! L’idée d’origine est qu’en étant debout, on se fatigue rapidement, donc on est encore plus efficace et qu’on va droit au but. C’est une technique aussi favorisée pour la résolution de conflits (mais ça, on n’en a pas eu besoin!).
Les avantages du stand-up meeting
Sparkling est une agence de marketing et de communication, donc ça va de soi que la communication interne, ça nous parle beaucoup aussi.
D’avoir ce petit 15 minutes tous les jours, ça nous aide à bien comprendre comment évoluent les divers projets et ce sur quoi travaillent nos collègues. Par exemple, on sait quand Amy prépare les contenus pour les réseaux sociaux de Sparkling et qu’on peut lui envoyer nos suggestions. Ça nous permet aussi de connaître les disponibilités de chacun.e : si David déclare une journée comptabilité, on sait qu’on aura un peu moins accès à lui. Et finalement, ça nous permet de voir si un.e de nos collègues est surchargé.e avec un projet. Dans ce cas, on peut lui offrir de lui donner un coup de main 🤝
D’un point de vue plus personnel, on aime bien aussi en savoir un peu plus sur nos collègues. Anne-Catherine nous annonce souvent une victoire des Félines, l’équipe de baseball des filles Rioux-Pieropan, la veille! Sophie nous a annoncé dernièrement comme reconnaissance qu’elle s’était acheté un troisième cheval. Vous voyez, ça va vraiment dans plusieurs directions!
On a perdu ces petits moments de conversation « de machine à café » avec la pandémie, pourtant ils sont essentiels à la bonne entente entre collègues et pour créer des équipes soudées. On les a un peu recréés dans ces meetings matinaux.
Vous voyez, les avantages de ce genre de rencontres sont nombreux. Pour notre équipe, elles créent un sentiment d’appartenance entre les membres, elles nous aident à créer des liens, à savoir ce qui se passe au sein de l’entreprise, à se partager des informations essentielles de vive voix (pas par un autre courriel…) et de commencer la journée en étant tous.tes engagé.e.s et motivé.e.s. Tout ça, ce n’est pas négligeable à l’ère du télétravail où il est difficile de regrouper tout le monde au bureau en même temps.
Si vous souhaitez aussi implanter ce type de rencontre chez vous, modelez-les selon vos besoins et vos critères. Une recette, c’est fait pour être ajustée à son goût! 😉
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